Bizonylatokra szükség van!

Érdekes és vicces történet jutott eszembe a minap, amikor belegondoltam, hogyan is indult könyvelői pályafutásom… Még alkalmazott könyvelőként dolgoztam egy könyvelőirodában, ahol a két “vén róka” mellett besegítettem, ahol tudtam, nem voltak “saját” ügyfeleim, én voltam a “beugró ember”, leginkább csak egyszerű, könnyen elvégezhető, de sokszor időigényes feladatokat bíztak rám. Másfél év elteltével, miután az egyik kolléganő távozott, egy az egyben megörököltem az ügyfeleit… Ekkor kezdődtek a problémák…

 

Miután a kollegina hó elején kezdett az új munkahelyén, az első feladatom a bérszámfejtés elkészítése volt. Felhívtam az első vállalkozómat, akiről tudtam, hogy nagyon nehéz belőle jelenléti ívet kicsikarni (3 alkalmazott), kedvesen bemutatkoztam – ekkor beszéltünk egymással először – , majd kértem, hogy mielőbb juttassa be az irodába az előző havi jelenléti íveket, hogy készíthessem a bérszámfejtést, mire a következő válasz érkezett – idézem:

– “Menjenek Maguk a k… a…-ba!” (Elnézést a vulgaritásért…)

Miután döbbenten letettem a telefont, a következő gondolatok kavarogtak a fejemben: egyrészt, hogy talán ez a szakma nem nekem való, ezt a stílust ugyanis soha nem tudom megszokni; másrészt, hogy a vállalkozók, vállalatvezetők mennyire nincsenek tisztában azzal, hogy mi is az Ő dolguk a szakmájukon kívül, ha céget alapítottak, illetve kiváltották a vállalkozói igazolványt… Sokan innen kezdve egyszerűen csak végezni kívánják a dolgukat – mint a fent említett kedves ügyfél is – , s személyes sértésnek veszi, ha a könyvelő a pontos munkavégzéshez bekéri Tőle a kötelezően kiállítandó dokumentumokat…

A következőket azonban nem árt szem előtt tartani:

  • Jelenléti ív nélkül nem végezhetjük el a bérszámfejtést (alkalmazottak esetében), hiszen kizárólag ezzel tudjuk alátámasztani az elkészített bérjegyzékeket. Mivel jelenléti ívet mindenki naprakészen vezet – ha nem, egy esetleges ellenőrzés során magas munkaügyi bírsággal számolhat – , annak bejuttatása a könyvelőhöz a tárgyhót követő hónap első napjaiban nem teljesíthetetlen kérés.
  • Amennyiben az átutalásos számlák kiegyenlítése részben vagy egészben az egymás pénztárába történő készpénz befizetéssel történik, erről minden esetben készüljön bizonylat! Rengeteg alkalommal fordul elő – legtöbbször az év végi egyenlegközlők kiküldésekor – , hogy az ügyfél az analitika egy-egy tételére mutatva közli, hogy az már nem kiegyenlítetlen, majd amikor kérjük a kiadási, illetve bevételi pénztárbizonylatot, akkor kiderül, hogy azt a pénzt X odaadta Y-nak Z helyen, de senkinek sem jutott eszébe “lepapírozni”… A könyvelő “bemondásra” nem fogja kivezetni ezeket a számlákat a kiegyenlítetlen tételek közül, a bizonylatokat mindenképpen be kell szerezni, utólag pedig ez már sokkal nehezebb lesz, mint a tényleges készpénzmozgás alkalmával lett volna… Ez azonban talán még a kisebb probléma, illetve a könyvelőn kívül nem nagyon foglalkozik vele más… A nagyobb gond az, hogy – amennyiben szállítói számláról van szó – a partnerünk joggal követelheti rajtunk újra egy-egy számla ellenértékét, hiszen nincs a kezünkben semmi, amivel bizonyíthatnánk, hogy a számlát már kifizettük.
  • Talán a leggyakrabban előforduló hiányosság, amikor egy-egy számla kiegyenlítését látjuk a bankszámlakivonaton, majd amikor bekérjük a számlát, az ügyfél közli, hogy “ha nincs az irodában, akkor az már nem is lesz meg”, illetve kiderül, hogy a magánkiadásait fizette a céges bankszámláról. Fontos tudni, hogy minden számlát, ami a vállalkozás nevére és adószámára lett kiállítva, kötelezően szerepeltetni kell a könyvelésben – valamilyen módon. A vállalkozó feladata az, hogy csak a vállalkozás érdekében felmerült kiadásokat fedezze a cég pénzkészletéből, illetve a kapott számláit hiánytalanul bejuttassa a könyvelőnek, ne válogasson!!!
  • A számlák felszerelése szintén a ügyvezető, vállalkozó feladata, az Ő felelőssége, hogy a számlák tartalmát alátámasztandó dokumentumok (fuvarlevelek, teljesítésigazolások, szerződések, stb.) bekerüljenek a könyvelésre.
  • Szintén a vállalkozó tudja naprakészen vezetni a házipénztárat – külsős könyvelőirodától, ahová havonta kerül be a könyvelési anyag, ez semmiképpen sem várható el.
  • Végül, de nem utolsósorban nagyon sűrűn elfelejtődik a szigorú számadású nyomtatványok jegyzékének vezetése, ellenőrzéskor szinte kivétel nélkül kérik!

Mi, könyvelők pedig tájékoztassuk megfelelően az ügyfeleinket és ne engedjük, hogy a bizonylatolás elhanyagolódjon! Előbb-utóbb mindenki rá fog jönni, hogy egy hajóban evezünk, értük dolgozunk és nem ellenük… Csak érdekességképpen jegyzem meg, hogy a bejegyzés elején említett vállalkozó ma az egyik legkedvesebb ügyfelem és a bizonylatait – a jelenléti ívvel együtt – felszólítás nélkül, időben adja le… Ha működik a kommunikáció, nagy gond nem lehet…  🙂

 

Share Button

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.