Szerző:

A könyvelőváltás szépségei

Könyvelőt váltani egyszerűbb, mint gondolnád, sok vállalkozó mégis tart ettől a lépéstől. Sokan keresnek meg bennünket, hogy tanácsot kérjenek és bár nyilvánvalóan nem elégedettek, mégsem váltanak.

Ennek több oka lehet:

  • A kezdet kezdetétől együtt dolgoznak, a könyvelő szimpatikus, már már barát, hát eltűrik, hogy nem kapnak megfelelő tájékoztatást, sokszor még a befizetési határidőkről sem.
  • Azt gondolják, hogy ez természetes, a könyvelők túl vannak terhelve, a csapból is ez folyik.
  • A vállalkozóknak fogalmuk sincs arról, hogy a könyvelőjük nem jól dolgozik, hiszen még nem volt ellenőrzésük, hogy erre fény derüljön, ők pedig nem foglalkoznak túl mélyen a dologgal.
  • Külső tanács (nem a szomszéd/barát/sógor/koma könyvelője, hanem adótanácsadó) hatására döbbennek rá, hogy létezik olyan adózási forma, amivel lényegesen jobban jártak volna évek óta.
  • Ha a vállalkozás bírságot kap, nem tudják megítélni, hogy ki mulasztott.
  • És a kedvencem: a könyvelő szerint csak év elején lehet váltani. (Mondja ezt márciusban egy be nem küldött bevallást követő mulasztási bírság után…)

Valójában az a helyzet, hogy némi rugalmassággal minden megoldható. Fontos, hogy a régi könyvelő ne érezze presztízs kérdésnek, hogy mást keresett erre a feladatra a vállalkozó, az új könyvelő pedig ne éreztesse, hogy azért megy hozzá könyveltetni, mert az előző rosszabbul dolgozott (ennek van a legkisebb esélye, ugyanis a vállalkozók legnagyobb része a könyvelési díj összegét veszi alapul a döntése meghozatalakor). Az ugye alap, hogy felajánljuk a vállalkozónak, hogy felvesszük a kapcsolatot a régi könyvelővel, hiszen mi értjük egymás nyelvét és ezzel elkerülhetjük, hogy a szerencsétlen ügyfél ping-pong labdaként pattogjon kettőnk között. Arról nem is beszélve, hogy nagyobb az esélye, hogy pontos és jól összekészített anyagot kapunk.

Könyvelőváltásra kényszerülhetünk, ha már “kinőttük” a régit, több ágon fut a tevékenységünk, mint azt az előző könyvelő már tudná követni, vagy neki nincs már ideje a vállalkozásunkra, esetleg elköltözünk, kényelmetlen már a kapcsolattartás és még sorolhatnám.

Azonban ezektől függetlenül is feltétlenül válts könyvelőt, ha az alábbiakat tapasztalod:

  • Nem szól időben a fizetendő adókról, járulékokról. Igen kellemetlen 19-én megtudni, hogy 20-án be kell fizetned 600 EFt áfát…
  • Ha tudni akarsz valamit a céged helyzetéről, azt a választ kapod, hogy most ilyen-olyan határidő van, majd utána beszéljünk. Vigyázat! Nem összekeverendő azzal a helyzettel, amikor leteszed a könyvelőd asztalára az ömlesztett anyagodat és megkérdezed, hogy “és, mennyi áfát fizetek?” Azért legyünk reálisak.
  • Úgy érzed, hogy a kérdésedre nem kapsz megfelelő választ, esetleg érezhetően bizonytalan a könyvelő, vagy egymásnak ellentmondó információkat ad. Ekkor nagy a valószínűsége annak, hogy nincs tisztában a törvényi változásokkal. Az nem hiba, sőt, igen alapos munkára vall, ha azt mondja, térjünk vissza erre egy-két nap múlva, addig körbejárom a dolgot, esetleg állásfoglalást kérek. A törvények állandóan változnak és a mi életünkben sem fordul elő minden, nap mint nap.
  • Nem nyújt segítséget az adód optimalizálásában.
  • A vállalkozásod mulasztási bírságot kapott a könyvelő mulasztása miatt. Ahhoz, hogy ezt el tudd dönteni, természetesen olyan szerződést kell kötni, ami kitér a könyvelő felelősségére is.

A könyvelőváltás történhet év közben is, de tudnod kell, hogy az új könyvelő nem felel az előző könyvelő munkájáért. A régi lezárja az ő időszakát (azért az áfa bevallás időszakát figyelembe szoktuk venni, mert egy áfa bevallást nehéz két anyagból pontosan elkészíteni), átadja az anyagot átadás-átvételi bizonylat kíséretében, majd az általa adott nyitó főkönyvvel az új könyvelő megnyitja az ő időszakát. Ahogy már említettem, célszerű az új könyvelővel menni az anyagért a régi könyvelőhöz, hogy át tudja nézni, mit vesz át. Sokkal inkább észreveszi a hiányosságokat, mint te.

Amennyiben látható/érezhető, hogy az előző könyvelés nincs rendben, megbeszélés tárgyát képezheti az anyag újrakönyvelése, azonban vedd figyelembe, hogy az új könyvelő ugyanazt a munkát végzi el, mint minden hónapban, tehát joggal kéri el érte a megállapított könyvelési díjat. Az újrakönyvelés után önrevíziókat készíthet ha szükséges, ekkor azonban már mindenért őt terheli a felelősség, hiszen az ő tudása alapján készültek el a bevallások javításai.

Mi alapján válassz könyvelőt?

  • Semmiképpen ne az ár legyen a legfontosabb szempont! Az a tapasztalat, hogy a könyvelők tudják, mennyit érnek és nem mindegy, hogy valaki csak kapkodva rögzíti a számláidat, vagy felhívja a figyelmedet, ha hiányzik valami az anyagodból, esetleg időt tölt azzal, hogy újra és újra felülvizsgálja a tevékenységedet, eredményedet és segít a vállalkozásod működését stabilabbá tenni a tanácsaival, figyelemfelhívásaival.
  • Legyen szakmai felelősségbiztosítása. Ha megfelelő szerződés születik, akkor ez akár nem is kellene, hogy érdekeljen, de azért nyilván egyszerűbben át tudod hárítani az esetleges bírságot, ha azt van miből megfizetnie a könyvelőnek.
  • Figyelj a szerződésre! Térjetek ki minden apróságra. Pl. meddig kell leadnod az anyagodat, hogy időben kapj információt, miért felelsz te, miért felel a könyvelő, meddig kell a díjat megfizetni, stb.
  • Legyen szimpatikus! Ez talán a legfontosabb. Neki mindent tudnia kell, ez egy bizalmi munkakör. Gondold át, hogy ha bármi miatt kellemetlen helyzetbe kerülsz, akkor oda kell menned és őszintén elmondani, mi a helyzet, hogy segíteni tudjon! Ne felejtsd el, nincsenek titkok, egy hajóban eveztek! 🙂

Reméljük sikerül megfelelően döntened, hiszen az az optimális, ha egy könyvelővel hosszú éveken keresztül sikerül együtt dolgoznod!

 

 

Share Button

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.